Scope
This Privacy Policy explains how Yoo.ma collects, uses, stores, and shares personal data when you visit our websites, create an account, book or host meetings through the platform, integrate third-party services, or communicate with us. Depending on the context, Yoo.ma may act as a controller for account, billing, and marketing data, or as a processor/service provider for booking and workspace data handled on behalf of customers.
Information we collect
We collect information you provide directly, information generated through your use of Yoo.ma, and information we receive from integrations and service providers.
- Account and profile data, such as your name, email address, company, timezone, login credentials, and preferences.
- Scheduling data, such as event types, host and attendee details, calendar availability, meeting notes, form responses, recordings, and workflow settings.
- Payment and transaction data, such as billing contacts, invoice records, subscription status, and limited payment metadata from processors.
- Device and usage data, such as IP address, browser type, operating system, referral URLs, cookies, and feature interaction logs.
How we use information
Yoo.ma uses personal data to provide and operate the service, authenticate users, sync calendars, process bookings, send transactional communications, manage subscriptions, respond to support requests, prevent abuse, secure the platform, and improve product performance and usability.
Where permitted by law, we may also use contact information to send service announcements, product updates, event invitations, and other marketing communications. You can opt out of non-essential marketing at any time.
How we share information
We share personal data only where needed to operate the service, comply with law, or protect legitimate interests. Recipients may include infrastructure providers, authentication vendors, analytics providers, customer support tools, communication providers, payment processors, and integrations you choose to connect.
We may also disclose information to courts, regulators, law enforcement, or other third parties if required by law or if we reasonably believe disclosure is necessary to protect Yoo.ma, our users, or the public. If Yoo.ma is involved in a merger, financing, acquisition, or sale of assets, information may be disclosed as part of that transaction subject to appropriate safeguards.
Legal bases
Where data protection laws require a legal basis, Yoo.ma relies on one or more of the following: performance of a contract with you, compliance with a legal obligation, your consent, or Yoo.ma's legitimate interests in operating, securing, improving, and marketing the service, provided those interests are not overridden by your rights.
International transfers
Yoo.ma may process personal data in countries other than the country where it was collected. When we transfer personal data internationally, we use appropriate safeguards such as contractual commitments, supplementary security measures, and other lawful transfer mechanisms required by applicable law.
Retention and security
We retain personal data for as long as necessary to provide the service, satisfy legal or accounting obligations, resolve disputes, enforce agreements, and maintain security records. Retention periods vary based on the type of data, the role Yoo.ma plays, and customer instructions.
Yoo.ma uses administrative, technical, and organizational safeguards designed to protect personal data. No system is perfectly secure, and you should also protect your credentials, devices, and integrations.
Your rights
Depending on your location, you may have rights to access, correct, delete, restrict, object to, or port your personal data, and to withdraw consent where processing is based on consent. If Yoo.ma processes data on behalf of a customer, please direct your request first to that customer as the primary controller of the relevant booking data.
You can submit requests by emailing [email protected]. We may need to verify your identity before completing a request.
Cookies
Yoo.ma uses cookies and similar technologies to keep you signed in, remember preferences, understand usage trends, secure the service, and measure site performance. Some cookies are necessary for the site to function, while others support analytics or communications.
You can control cookies through your browser settings. Disabling certain cookies may affect functionality.
Portée
La présente Politique de confidentialité explique comment Yoo.ma collecte, utilise, conserve et partage les données personnelles lorsque vous visitez nos sites web, créez un compte, réservez ou organisez des réunions via la plateforme, connectez des services tiers ou communiquez avec nous. Selon le contexte, Yoo.ma peut agir en tant que responsable de traitement pour les données de compte, de facturation et de marketing, ou en tant que sous-traitant/prestataire pour les données de réservation et d'espace de travail traitées pour le compte de ses clients.
Informations collectées
Nous collectons les informations que vous fournissez directement, celles générées par votre utilisation de Yoo.ma et celles reçues de nos intégrations et prestataires.
- Données de compte et de profil, telles que votre nom, adresse e-mail, société, fuseau horaire, identifiants de connexion et préférences.
- Données de planification, telles que les types d'événements, les informations sur les organisateurs et participants, les disponibilités de calendrier, les notes de réunion, les réponses aux formulaires, les enregistrements et les paramètres de workflow.
- Données de paiement et de transaction, telles que les contacts de facturation, les factures, l'état de l'abonnement et des métadonnées limitées issues des processeurs de paiement.
- Données d'appareil et d'usage, telles que l'adresse IP, le type de navigateur, le système d'exploitation, les URLs de provenance, les cookies et les journaux d'interaction avec les fonctionnalités.
Utilisation des informations
Yoo.ma utilise les données personnelles pour fournir et exploiter le service, authentifier les utilisateurs, synchroniser les calendriers, traiter les réservations, envoyer des communications transactionnelles, gérer les abonnements, répondre aux demandes d'assistance, prévenir les abus, sécuriser la plateforme et améliorer les performances et l'ergonomie du produit.
Lorsque la loi l'autorise, nous pouvons également utiliser les coordonnées pour envoyer des annonces de service, des mises à jour produit, des invitations à des événements et d'autres communications marketing. Vous pouvez vous désinscrire des communications marketing non essentielles à tout moment.
Partage des informations
Nous ne partageons les données personnelles que lorsque cela est nécessaire pour exploiter le service, respecter la loi ou protéger des intérêts légitimes. Les destinataires peuvent inclure des fournisseurs d'infrastructure, des prestataires d'authentification, des fournisseurs d'analyse, des outils de support client, des prestataires de communication, des processeurs de paiement et les intégrations que vous choisissez d'activer.
Nous pouvons également divulguer des informations aux tribunaux, autorités de régulation, forces de l'ordre ou à d'autres tiers si la loi l'exige ou si nous estimons raisonnablement que cette divulgation est nécessaire pour protéger Yoo.ma, nos utilisateurs ou le public. Si Yoo.ma est impliqué dans une fusion, un financement, une acquisition ou une vente d'actifs, les informations peuvent être divulguées dans le cadre de cette opération sous réserve de garanties appropriées.
Bases légales
Lorsque le droit de la protection des données exige une base légale, Yoo.ma s'appuie sur l'une ou plusieurs des bases suivantes : l'exécution d'un contrat avec vous, le respect d'une obligation légale, votre consentement ou les intérêts légitimes de Yoo.ma à exploiter, sécuriser, améliorer et commercialiser le service, à condition que ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits.
Transferts internationaux
Yoo.ma peut traiter des données personnelles dans des pays autres que celui dans lequel elles ont été collectées. Lorsque nous transférons des données personnelles à l'international, nous mettons en oeuvre des garanties appropriées telles que des engagements contractuels, des mesures de sécurité complémentaires et tout autre mécanisme de transfert légalement requis.
Conservation et sécurité
Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service, satisfaire aux obligations légales ou comptables, résoudre les litiges, faire respecter nos accords et maintenir des traces de sécurité. Les durées de conservation varient selon la nature des données, le rôle joué par Yoo.ma et les instructions du client.
Yoo.ma met en oeuvre des garanties administratives, techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles. Aucun système n'est parfaitement sécurisé et vous devez également protéger vos identifiants, vos appareils et vos intégrations.
Vos droits
Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer de droits d'accès, de rectification, de suppression, de limitation, d'opposition ou de portabilité concernant vos données personnelles, ainsi que du droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. Si Yoo.ma traite des données pour le compte d'un client, veuillez adresser en premier lieu votre demande à ce client, responsable principal des données de réservation concernées.
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